Integritetspolicy för Skaraborgs Föreningsarkiv
En viktig del i dataskyddsarbete är insyn och transparens i hanteringen av personuppgifter.
I enlighet med Dataskyddsförordningens (GDPR) krav på öppenhet och informationsskyldighet, angivna i artiklarna 12-14, informerar Skaraborg föreningsarkiv här nedan om de personuppgiftsbehandlingar som sker inom verksamheten.
Skaraborgs Föreningsarkivs kärnverksamhet innebär att ta emot information från medlemmar och arkivera den. Enligt GDPR artikel 89 föreskrivs om:
”Skyddsåtgärder och undantag för behandling för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.”
I enlighet med artikel 89.2 kan de registrerade därför inte åberopa artikel 15, 16, 18, 19, 20 och 21 och de rättigheter som tillskrivs de registrerade där eftersom behandling för arkivändamål omfattas av skyddsåtgärder.
Skaraborgs Föreningsarkiv är ett enskilt arkiv. I Dataskyddslagen (2018:218) 2 kap § 3 Enskilda arkiv, framgår att:
”Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att personuppgiftsansvariga som inte omfattas av föreskrifter om arkiv får behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.
Den myndighet som regeringen bestämmer får i enskilda fall besluta att sådana personuppgiftsansvariga får behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Ett beslut får förenas med villkor.”
Myndigheten är Riksarkivet vilken tagit fram ett förslag till föreskrift. Arbetet är ännu pågående men kommer då den är färdig att utgöra rättslig grund för föreningsarkivets verksamhet.
Personuppgiftsbehandlingar sker inom följande områden
Kategori | Personuppgift | Laglig grund | Behandling och lagring |
Medlemshantering | Namn och kontaktuppgifter, e-postadress | Avtal i enlighet med GDPR Artikel 6.1b. | Medlemsregister – bevaras och arkiveras. Fakturahantering – enligt bokföringslagen. E-postbehandling – gallras vid inaktualitet. |
Hantering av arkiv och inlämning av arkiv. | Namn, kontaktuppgifter, e-postadresser, fotografier, rörlig bild, ljud | Avtal i enlighet med GDPR Artikel 6.1b. Artikel 89.1 Behandling för arkivändamål… | Vid mottagande av accessioner – accessionshandlingar – bevaras och arkiveras. Arkivering av information för arkivändamål för historiska forskningsändamål – bevaras för alltid. |
Administration av förtroendevalda. | Namn och kontaktuppgifter. Bankuppgifter Personnummer. | Förtroendevald i Skaraborgs föreningsarkiv verkar i enlighet med föreningens stadgar. Dessa utgör laglig grund enligt GDPR artikel 6.1b. | Registrering i lönesystem – gallras vid aktualitet. E-postbehandling – gallras vid inaktualitet. Upprättad kontorsdokumentation – bevaras och arkiveras. I kontakt med Arbetsförmedlingens granskning av föreningsarkivet som arbetsgivare. |
Personal | Namn, kontaktuppgifter, e-postadresser. Bankuppgifter. Personnummer. | Avtal i enlighet med GDPR Artikel 6.1b. (anställningsavtal) | Lönehantering – enligt bokföringslagen. Hantering av anställning. Personalakt. Bevaras och arkiveras. Kontakt med arbetsförmedlingen. |
Personuppgiftsansvarig är Skaraborgs Föreningsarkivs styrelse som enligt föreningens stadgar, § 14, ansvarar för verksamheten. Kontakt med styrelsen nås genom arkivchefen som är verksamhetens företrädare i dataskyddsfrågor. Föreningsarkivet nås genom e-post till info@skaraborgsarkiv.se eller via telefon 0510-28686 eller skriftligen till: Skaraborgs Föreningsarkiv, Vallgatan 21, 531 30 LIDKÖPING.